Co zmienia dyrektywa dla pracownika?

Cel dyrektywy

Poprawa przestrzegania prawa unijnego oraz polityk unijnych w określonych obszarach (zob. punkt Jakie naruszenia można zgłaszać? poniżej)
Ustanowienie minimalnych standardów skutecznej ochrony prawnej dla sygnalistów, standardów wspólnych dla wszystkich krajów Unii (art. 1)

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Chronieni są sygnaliści zgłaszający nieprawidłowości, ale tylko te nieprawidłowości, które są w dyrektywie wymienione, tj.:

naruszenia prawa unijnego w wybranych obszarach, tj.:
zamówienia publiczne
usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami
bezpieczeństwo transportu
ochrona środowiska
ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt
zdrowie publiczne
ochrona konsumentów
ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych
naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 325 TFUE i określone szczegółowo w stosownych środkach unijnych;
naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, o którym mowa w art. 26 ust. 2 TFUE, m.in.:
naruszenia zasad konkurencji
nadużycia dot. pomocy państwa (dotacji)
naruszenia przepisów o podatku od osób prawnych
praktyki mające na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przepisami o podatku od osób prawnych.

Państwa członkowskie mogą rozszerzyć katalog nieprawidłowości, których zgłoszenie lub ujawnienie będzie podlegało ochronie (art. 2).

Kogo dotyczy dyrektywa?

Pracodawcy. Dyrektywa nakłada obowiązki na wszystkie podmioty prawne zarówno w sektorze prywatnym i publicznym, m.in. spółki prawa handlowego (w tym spółki samorządowe, z udziałem Skarbu Państwa), fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, jednostki samorządu terytorialnego – gminy, powiaty, województwa, wszelkie instytucje publiczne posiadające osobowość prawną.
Sygnaliści. Dyrektywa roztacza parasol ochronny nad osobami, które zgłaszają nieprawidłowości. Sygnalistą może zostać:
pracownik, w tym urzędnicy służby cywilnej
osoba samozatrudniona
wspólnicy, udziałowcy spółek, członkowie organów administrujących, zarządzających lub nadzorczych w przedsiębiorstwach
wolontariusz, stażysta (również, jeśli nie otrzymują wynagrodzenia)
osoby pracujące pod kierownictwem wykonawców, podwykonawców, dostawców
kandydaci na stanowisko pracy (jeżeli dowiedzą się o nieprawidłowościach w trakcie rekrutacji)
byli pracownicy (art. 4 ust. 1 – 3)

Do kiedy organizacje muszą spełnić obowiązki wskazane w dyrektywie?

17 grudnia 2021 dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników (art. 26 ust. 2)
17 grudnia 2023 dla firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników (art. 26 ust. 1)

Trzy sposoby zgłoszenia nieprawidłowości

Pracownik może zgłosić nieprawidłowość na trzy sposoby, tj. poprzez:

Wewnętrzne kanały sygnalizowania utworzone przez pracodawcę (zob. punkt Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów sygnalizowania w zakładce Co zmienia dyrektywa dla pracodawcy?)
Zewnętrzne kanały sygnalizowania utworzone i prowadzone przez wyznaczone organy publiczne (art. 11). Które to będą organy, rozstrzygną przepisy krajowe wdrażające dyrektywę. Na stronie organów publicznych prowadzących zewnętrzne kanały sygnalizowania dostępna będzie informacja dotycząca przyjmowania zgłoszeń, ich badania oraz działań naprawczych (art. 13).
Ujawnienie publiczne, tj. do wszelkich organów poza organami wyznaczonymi do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, instytucji, organizacji społecznych oraz mediów.

UWAGA! Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie tylko w określonych przypadkach (zob. punkt Ograniczona swoboda wyboru kanału zgłoszenia nieprawidłowości poniżej). Ujawnienie publiczne ma być “ostatnią deską ratunku”, po którą sygnalista może sięgnąć, o ile problemu nie da się rozwiązać poprzez kanały wewnętrzne u pracodawcy lub kanały zewnętrzne przy wyznaczonych organach publicznych.

Ograniczona swoboda wyboru sposobu zgłoszenia nieprawidłowości

Sygnalista może pominąć swojego pracodawcę i zasygnalizować problem bezpośrednio poprzez kanały zewnętrzne przy wyznaczonych organach (art. 10). Ochrona prawna nie jest uzależniona od zasygnalizowania problemu w pierwszej kolejności kanałami wewnętrznymi.

Inaczej jest przy ujawnieniach publicznych. Tu sygnalista zostaje objęty ochroną wyłącznie w przypadku, gdy:

złożył najpierw zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne, bądź od razu zewnętrzne i nie zostały podjęte żadne odpowiednie działania w terminie ustalonym w art. 9 ust. 1 lit. f lub art. 11 ust. 2 lit. d (art. 15 ust. 1 lit. a) albo
ma powody, żeby sądzić, że zgłoszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego (art. 15 ust. 1 lit. b(i)) lub gdy jest narażony na działania odwetowe po dokonaniu zgłoszenia zewnętrznego, albo podejrzewa, że prawdopodobieństwo rozwiązania zgłoszonego problemu jest niewielkie (art. 15 ust. 1 lit. b (ii)).

Ograniczenia te nie dotyczą sygnalisty, który informację o nieprawidłowości przekaże dziennikarzowi zgodnie z Prawem prasowym (art. 15 ust. 2). W tym przypadku będzie korzystał z ochrony prawnej, mimo że nie wykorzystał wewnętrznych lub zewnętrznych kanałów.

Potwierdzenie zgłoszenia i informacja zwrotna

Sygnalista otrzymuje:

potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – w ciągu do 7 dni
informację zwrotną na temat planowanych lub podjętych działań mających na celu sprawdzenie prawdziwości zarzutów oraz ewentualnych działań naprawczych wraz z uzasadanieniem – do 3 miesięcy

Obowiązek przekazania potwierdzenia oraz informacji zwrotnej dotyczy zarówno sytuacji, gdy sygnalista korzysta z kanałów wewnętrznych pracodawcy (art. 9 ust. 1 lit. b, art. 9 ust. 1 lit. f) jak i kanałów zewnętrznych przy organie publicznym (art. art. 11 ust. 2 lit. b, art. 11 ust. 2 lit. d i e).

Poufność tożsamości sygnalisty i innych osób

Ujawnienie tożsamości sygnalisty tylko za jego zgodą. Tożsamość sygnalisty nie może być ujawniona bez jego wyraźnej zgody (art. 16 ust. 1). Tożsamość sygnalisty mogą znać tylko upoważnieni członkowie personelu, tj. osoby zajmujące się przyjmowaniem zgłoszeń, ich badaniem oraz podejmowaniem działań naprawczych. Ma to również zastosowanie do wszelkich innych informacji, na podstawie których sygnalista może zostać zidentyfikowany.

Wyjątek: Tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona wyłącznie w postępowaniu wyjaśniającym lub sądowym prowadzonym przez organy państwowe. Ujawnienie tożsamości sygnalisty może nastąpić wyłącznie w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie (art. 16 ust. 2). Przed ujawnieniem organ prowadzący postępowanie powinien powiadomić sygnalistę i przedstawić mu powody ujawnienia na piśmie (art. 16 ust. 3).

Poufność kanałów zgłaszania. Kanały zgłaszania – zarówno te wewnętrzne u pracodawcy jak i zewnętrzne przy wyznaczonych organach muszą zapewniać poufność informacji, a więc być bezpieczne. Dostęp do zgłoszeń mogą mieć wyłącznie upoważnieni członkowie personelu, m.in. pracownicy powołani do przyjmowania i badania zgłoszeń, członkowie komisji etycznych etc. (art. 9 ust. 1 lit. a, art. 12).
Minimum zbieranych danych osobowych. Zbierane mogą być tylko dane niezbędne. Dane, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a gdyby pojawiły się w zgłoszeniu, muszą być bezzwłocznie usunięte (art. 17).
Poufność rejestrów zgłoszeń. Rejestry zgłoszeń – zarówno te prowadzone przez pracodawcę jak i wyznaczone organy – powinny być prowadzone w sposób zapewniający poufność (art. 18).

Kto podlega ochronie?

Sygnaliści (zob. punkt Jakie naruszenia można zgłaszać? w zakładce Kogo i czego dotyczy dyrektywa?)
Osoby wspierające lub powiązane z sygnalistą
osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia
osoby trzecie powiązane z sygnalistami, np. współpracownicy lub krewni sygnalistów, które mogą doświadczyć działań odwetowych w pracy
podmioty prawne (np. spółki), które stanowią własność sygnalisty, podmioty prawne, dla których sygnalista pracuje lub które są w inny sposób zawodowo powiązane z sygnalistą

Kiedy sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi?

Sygnalista korzysta z ochrony przed działaniami odwetowymi pod warunkiem, że:

Sygnalista zgłasza naruszenie prawa unijnego lub polityki unijnej w obszarach, o których mówi dyrektywa (zob. punkt Jakie naruszenia można zgłaszać? w zakładce Kogo i czego dotyczy dyrektywa?). Ochrona nie obejmuje osób zgłaszających naruszenia wyłącznie prawa krajowego albo naruszenia z obszarów, o których dyrektywa milczy.
Zgłaszając naruszenia, sygnalista ma podstawy do tego, żeby wierzyć, że jest ono prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. a). Zgłoszenie powinno być oparte na przesłankach merytorycznych, jednocześnie jednak sygnalista ma prawo się pomylić. Ochrona nie jest uzależniona od tego, czy informacje zawarte w zgłoszeniu zostaną ostatecznie potwierdzone. Sygnalista, aby uzyskać ochronę, nie musi udowadniać, że nieprawidłowości rzeczywiście miały miejsce.
Sygnalista przestrzegał następujących zasad:
w pierwszej kolejności zgłosił nieprawidłowość kanałami wewnętrznymi lub zewnętrznymi przy organach publicznych
jeśli ujawnił nieprawidłowości publicznie, zrobił to w ściśle określonych przypadkach (zob. punkt Trzy sposoby zgłoszenia nieprawidłowości w zakładce Co zmienia dyrektywa dla pracownika?)
przekazał informację dziennikarzowi zgodnie z Prawem prasowym

(art. 6 ust. 1 lit. b)

Przed jakimi działaniami odwetowymi chroni dyrektywa?

Dyrektywa wprowadza zakaz wszelkich działań odwetowych wobec sygnalistów, gróźb działań odwetowych oraz prób ich podejmowania. Dyrektywa podaje przykłady działań, które mogą mieć charakter odwetowy (zob. punkt Zakaz działań odwetowych w zakładce Co zmienia dyrektywa dla pracodawcy?).

Prawo sygnalisty do skutecznych środków prawnych, prawo do pełnego odszkodowania

Sygnalista ma prawo do:

skutecznych środków ochrony przed działaniami odwetowymi (zob. punkt Zakaz działań odwetowych w zakładce Co zmienia dyrektywa dla pracodawcy?); środki te określają przepisy krajowe implementujące dyrektywę;
pełnego odszkodowania za szkodę powstałą na skutek działań odwetowych ( 21 ust. 1 i 8).

Przeniesienie ciężaru dowodu na pracodawcę

W postępowaniu sądowym wszczętym przez sygnalistę domniemuje się, że szkoda, której doznał (np. na skutek wypowiedzenie umowy) powstała w wyniku działań odwetowy (art. 21 ust. 5). Pracodawca może uchylić się od odpowiedzialności, jeżeli udowodni, że u podstaw jego działań leżały należycie uzasadnione powody, inne niż zasygnalizowanie nieprawidłowości. Sygnalista nie musi udowadniać, że szkoda powstała na skutek działań odwetowych.

Wsparcie ze strony państwa

Każdy kraj członkowski ma obowiązek zapewnić sygnalistom:

bezpłatny i otwarty dostęp do informacji o tym, w jaki sposób sygnalizować nieprawidłowości, jakie środki ochrony przed represjami przysługują sygnaliście, oraz na temat praw przysługujących osobie, której dotyczy zgłoszenie
pomoc ze strony właściwych organów w kontaktach z organami zaangażowanymi w ochronę przed działaniami odwetowymi (np. z sądami)
pomoc prawną w postępowaniach karnych i transgranicznych postępowaniach cywilnych (art. 20 ust. 1).

Wsparcie ze strony państwa określają przepisy krajowe implementujące dyrektywę.

Odpowiedzialność sygnalisty za udział w nieprawidłowościach

Sygnalista ponosi odpowiedzialność, jeśli sam dopuścił się nieprawidłowości lub w nich uczestniczył (art. 21 ust. 4). Ochrona przed działaniami odwetowymi nie zwalnia sygnalisty z odpowiedzialności za własne działania i nie jest sposobem na uniknięcie odpowiedzialności. Sygnalista, który uczestniczył w nieprawidłowościach, z jednej strony będzie chroniony przed działaniami odwetowymi, a z drugiej równolegle poniesie odpowiedzialność za własne działania.

Ochrona osób, których dotyczy zgłoszenie

Ochrona dobrego imienia przed zgłoszeniami w złej wierze. Osoba dokonująca zgłoszenia naraża się na sankcje, jeżeli zostanie udowodnione, że w zgłoszeniu świadomie podała nieprawdziwe informacje. Będzie również zobowiązana do pokrycia szkody wynikłej z takiego zgłoszenia (art. 23 ust. 2). W ten sposób dyrektywa chroni dobre imię uczciwych pracowników.
Prawo do rzetelnego postępowania sądowego. Osoba, której dotyczy zgłoszenie ma prawo, aby jej sprawa została rozstrzygnięta przez sąd (a nie na przykład przez komisję przy ministerstwie czy inne ciało w ramach władzy wykonawczej), w rzetelnym procesie. Korzysta ona z domniemania niewinności, prawa do obrony, w tym prawa do bycia wysłuchanym oraz prawa dostępu do akt sprawy (art. 22 ust. 1).
Prawo do poufności. Tożsamość osób, których dotyczy zgłoszenie, jest chroniona tak długo, jak postępowania wyjaśniające uruchomione na skutek zgłoszenia lub ujawnienia publicznego są w toku (art. 22 ust. 2).
Tożsamość, których dotyczy zgłoszenie jest chroniona analogicznie co tożsamość sygnalisty (art. 22 ust. 3) – kanały sygnalizowania oraz rejestry zgłoszeń są poufne, obowiązuje zasada minimalizacji danych (zob. punkt Poufność powyżej).