Co zmienia dyrektywa dla pracodawcy?

Cel dyrektywy

Poprawa przestrzegania prawa unijnego oraz polityk unijnych w określonych obszarach (zob. punkt Jakie naruszenia można zgłaszać? poniżej)
Ustanowienie minimalnych standardów skutecznej ochrony prawnej dla sygnalistów, standardów wspólnych dla wszystkich krajów Unii (art. 1)

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Chronieni są sygnaliści zgłaszający nieprawidłowości, ale tylko te nieprawidłowości, które są w dyrektywie wymienione, tj.:

naruszenia prawa unijnego w wybranych obszarach, tj.:
zamówienia publiczne
usługi, produkty i rynki finansowe oraz zapobieganie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
bezpieczeństwo produktów i ich zgodność z wymogami
bezpieczeństwo transportu
ochrona środowiska
ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe
bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt
zdrowie publiczne
ochrona konsumentów
ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych
naruszenia mające wpływ na interesy finansowe Unii, o których mowa w art. 325 TFUE i określone szczegółowo w stosownych środkach unijnych;
naruszenia dotyczące rynku wewnętrznego, o którym mowa w art. 26 ust. 2 TFUE, m.in.:
naruszenia zasad konkurencji
nadużycia dot. pomocy państwa (dotacji)
naruszenia przepisów o podatku od osób prawnych
praktyki mające na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przepisami o podatku od osób prawnych.

Państwa członkowskie mogą rozszerzyć katalog nieprawidłowości, których zgłoszenie lub ujawnienie będzie podlegało ochronie (art. 2).

Kogo dotyczy dyrektywa?

Pracodawcy. Dyrektywa nakłada obowiązki na wszystkie podmioty prawne zarówno w sektorze prywatnym i publicznym, m.in. spółki prawa handlowego (w tym spółki samorządowe, z udziałem Skarbu Państwa), fundacje, stowarzyszenia rejestrowe, jednostki samorządu terytorialnego – gminy, powiaty, województwa, wszelkie instytucje publiczne posiadające osobowość prawną.
Sygnaliści. Dyrektywa roztacza parasol ochronny nad osobami, które zgłaszają nieprawidłowości. Sygnalistą może zostać:
pracownik, w tym urzędnicy służby cywilnej
osoba samozatrudniona
wspólnicy, udziałowcy spółek, członkowie organów administrujących, zarządzających lub nadzorczych w przedsiębiorstwach
wolontariusz, stażysta (również, jeśli nie otrzymują wynagrodzenia)
osoby pracujące pod kierownictwem wykonawców, podwykonawców, dostawców
kandydaci na stanowisko pracy (jeżeli dowiedzą się o nieprawidłowościach w trakcie rekrutacji)
byli pracownicy (art. 4 ust. 1 – 3)

Do kiedy organizacje muszą spełnić obowiązki wskazane w dyrektywie?

17 grudnia 2021 dla firm zatrudniających powyżej 250 pracowników (art. 26 ust. 2)
17 grudnia 2023 dla firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników (art. 26 ust. 1)

Obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów sygnalizowania

Pracodawca ma obowiązek ustanowić dla swoich pracowników wewnętrzne kanały sygnalizowania nieprawidłowości. Pracownik powinien mieć możliwość zgłosić nieprawidłowość pisemnie lub ustnie (art. 9 ust. 2).

Wewnętrzne kanały sygnalizowania mogą być obsługiwane przez:

wyznaczoną do tego osobę/dział wewnątrz organizacji lub
outsourcingowane na zewnątrz (art. 8 ust. 5).

Obowiązek stworzenia wewnętrznej procedury sygnalizowania

Oprócz kanałów wewnętrznych, pracodawca ma obowiązek przyjęcia wewnętrznej procedury sygnalizowania nieprawidłowości. Procedura taka musi spełniać następujące warunki:

gwarantuje ochronę poufności danych sygnalisty i zabezpiecza dane przed dostępem przez osoby nieupoważnione (art. 9 ust. 1 lit. a)
wyznacza 7 dni na przesłanie sygnaliście potwierdzenia, że zgłoszenie zostało przyjęte (art. 9 ust. 1 lit. b)
wyznacza bezstronną osobę lub dział do badania zgłoszeń, podejmowania ewentualnych działań naprawczych oraz komunikacji z sygnalistą (art. 9 ust. 1 lit. c)
gwarantuje, że badanie zgłoszeń będzie prowadzone z należytą starannością (art. 9 ust. 1 lit. d) oraz
zobowiązuje do badania zgłoszeń anonimowych, jeśli prawo krajowe przewiduje takie działania (art. 9 ust. 1 lit. e)
wyzna termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej – nie więcej niż 3 miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia (art. 9 ust. 1 lit. f)
jest zrozumiała i łatwo dostępna ( 9 ust. 1 lit. g)

Obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń, zgodnie z wymogami w zakresie poufności ustanowionymi w Dyrektywie lub innymi wymogami ustanowionymi w prawie unijnym lub krajowym (art. 18).

Przetwarzanie danych osobowych

W zgłoszeniach pracowniczych mogą pojawiać się dane osobowe, np. osób potencjalnie odpowiedzialnych za nieprawidłowości, świadków, poszkodowanych. Przetwarzanie danych osobowych musi się odbywać zgodnie z obowiązującymi przepisami, m.in rozporządzeniem (UE) 2016/679, dyrektywą (UE) 2016/680, rozporządzeniem (UE) 2018/1725.

Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrzenia konkretnego zgłoszenia:

nie są zbierane
w razie przypadkowego zebrania – należy je usunąć bez zbędnej zwłoki (art. 17)

Obowiązek edukacji pracowników

Informacja o kanałach wewnętrznych. Pracodawca jest zobowiązany do informowania pracowników na temat wewnętrznych kanałów sygnalizowania (art. 7 ust. 3). Może się to odbywać w formie komunikacji wewnętrznej, szkoleń, filmików edukacyjnych.
Informacja o kanałach zewnętrznych. Pracodawca jest również zobowiązany do przekazania pracownikom zrozumiałych i łatwo dostępnych informacji na temat kanałów zewnętrznych utworzonych przez wyznaczone organy publiczne (art.9 ust. 1 lit. g). Organy te zostaną wskazane w przepisach wdrażających dyrektywę.
Szkolenia dla komisji etycznych i pracowników przyjmujących zgłoszenia o nieprawidłowościach. Właściwe organy państwa mają obowiązek przeszkolić członków personelu, którzy będą odpowiedzialni za rozpatrywanie zgłoszeń. Chodzi o właściwe przygotowanie personelu do postępowania ze zgłoszeniami tak, aby postępowania były rzetelne oraz o właściwą komunikację z sygnalistami (art.12 ust. 5).

Zakaz działań odwetowych

Pracodawcy nie wolno podejmować wobec sygnalisty działań odwetowych. Zakazane są również groźby takich działań oraz próby ich podejmowania (art. 19).

Dyrektywa podaje przykłady działań, które wg. dotychczasowych przepisów prawa pracy i orzecznictwa sądowego często nie są uznawane za odwetowe. Są to m.in.:

zawieszenie, przymusowy urlop bezpłatny, zwolnienie
degradacja lub wstrzymanie awansu
przekazanie obowiązków, zmiana miejsca pracy, obniżenia wynagrodzenia, zmiany godzin pracy
wstrzymanie szkoleń
negatywna ocena wyników lub negatywna opinii o pracy
środki dyscyplinarne, nagana lub inna kara, w tym finansowa
przymus, zastraszanie, mobbing lub wykluczenie
dyskryminacja, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie
nieprzekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę o pracę na czas nieokreślony w sytuacji, gdy pracownik mógł mieć uzasadnione oczekiwania, że zostanie mu zaoferowane stałe zatrudnienie
nieprzedłużenie lub wcześniejsze rozwiązanie umowy o pracę na czas określony
wyrządzenie szkody, w tym nadszarpnięcie reputacji danej osoby, zwłaszcza w mediach społecznościowych lub strat finansowych, w tym strat gospodarczych i utraty dochodu
umieszczenie na czarnej liście na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego, co może skutkować tym, że dana osoba nie znajdzie w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub danej branży
wcześniejsze rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy dotyczącej towarów lub umowy o świadczenie usług
odebrania licencji lub zezwolenia
skierowanie na badania psychiatryczne lub lekarskie

Nie oznacza to, że pracodawcy nie wolno wypowiedzieć umowy o pracę z sygnalistą, negatywnie ocenić jego pracę w ocenie okresowej, nie przedłużyć umowy na czas określony czy podjąć innych niekorzystnych dla pracownika decyzji. Jednak takie decyzje nie mogą wynikać z faktu, że pracownik zgłosił lub ujawnił nieprawidłowości. Dowód, że takiego związku nie było, w postępowaniu sądowym spoczywa na pracodawcy (zob. punkt Przeniesienie ciężaru dowodu na pracodawcę w zakładce Co zmienia dyrektywa dla pracownika).

Zakaz klauzul zamykających usta

Pracodawca nie może w drodze jakiejkolwiek umowy, polityki, formy zatrudnienia lub warunków zatrudnienia ograniczyć praw sygnalisty lub środków ochrony prawnej, które mu przysługują na mocy dyrektywy (art. 24). Oznacza to m.in., że klauzule poufności lub umowy typu non-disclosure nie mogą ograniczać prawa pracownika do sygnalizowania nieprawidłowości.

Sankcje

Pracodawca podlega sankcjom, jeśli:

utrudnia lub usiłuje utrudnić dokonywanie zgłoszeń (art. 23 ust. 1 lit. a)
podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty (art. 23 ust. 1 lit. b)
wszczyna uciążliwe postępowania przeciwko sygnaliście (art. 23 ust. 1 lit. c)
narusza obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty (art. 23 ust. 1 lit. d)

Sankcjom podlegają również osoby fizyczne, które dopuszczają się wymienionych działań. Będą to zwykle osoby, które działają z ramienia pracodawcy, np. dyrektor HR, członek zarządu, przełożony sygnalisty, członek komisji etyki rozpatrującej zgłoszenia. Sankcjom podlegać mogą również zwykli pracownicy, np. jeśli stosować będą wobec sygnalisty represje czy ujawnią że to on/ona jest autorem zgłoszenia, a w wyniku tych działań sygnalista poniesie szkodę.